Daily Stand-Ups … was sie wirklich bringen!

Tägliche Stand-Ups könnte man so beschreiben: „Jeden Tag trifft sich das Team zur gleichen Zeit am gleichen Ort, um von allen Teilnehmer den aktuellen Stand der Erreichung des Sprint-Goals bzw. mögliche Hindernisse, die das Sprint-Goal gefährden können, zu erfahren.“

In einer Zeit, in der kommerzielle Raumfahrt und 5G-Technologien zur Realität geworden sind, muss jeder Aspekt der Arbeitsumgebung fortschrittsorientiert sein und die Effizienz der Arbeit muss der Aufgabe gewidmet werden. Vor diesem Hintergrund wurde die Praxis des „Daily Stand-Up“ (auch bekannt als „Daily Scrum“ oder „Daily Huddle“) sowohl in Unternehmen als auch im unternehmerischen Umfeld eingeführt.

Das Daily Stand-Up wird normalerweise vor dem Task Board abgehalten, um den Fortschritt zu dokumentieren und zu überprüfen, ob das Sprint Goal eventuell gefährdet sein könnte. Die Teilnehmer des Meetings nehmen im Stehen teil. Die Unannehmlichkeit des Stehens soll das Meeting kurz und zielgerichtet halten und so die Effizienz mit genauer Erfassung des Fortschritts und Identifizierung von Problemen erhöhen. Das Meeting sollte in der Regel an jedem Arbeitstag zur gleichen Zeit und am gleichen Ort stattfinden.

Alle Teammitglieder sind aufgefordert, daran teilzunehmen, aber das Stand-Up wird nicht verschoben, wenn einige der Teammitglieder nicht anwesend sind. Eines der entscheidenden Merkmale ist, dass die Besprechung eine Kommunikationsmöglichkeit unter den Teammitgliedern ist und nicht als ein Status-Update für das Management oder die Stakeholder gesehen werden sollte. Obwohl es manchmal als eine Art Status-Meeting bezeichnet wird, ist die Struktur des Meetings dazu gedacht, Folgegespräche zu fördern und Probleme zu identifizieren, bevor sie zu problematisch werden.

Die Praxis des Daily Stand-Ups fördert durch ihre Häufigkeit, die Notwendigkeit von Folgegesprächen und die kurze Struktur auch engere Arbeitsbeziehungen, was wiederum zu einer höheren Rate des Wissenstransfers führt – eine viel aktivere Absicht als das typische Status-Meeting. Die Teammitglieder wechseln sich mit dem Sprechen ab, wobei sie manchmal einen Token weitergeben, um anzuzeigen, wer gerade sprechen darf. Jedes Mitglied spricht über den Fortschritt seit dem letzten Stand-up, die zu erwartende Arbeit bis zum nächsten Stand-up und eventuelle Hindernisse, wobei es die Gelegenheit nutzt, um Hilfe zu bitten oder bei der Lösung anderer Probleme mitzuarbeiten.
Teammitglieder können manchmal um kurze Klärungen bitten und kurze Aussagen machen, wie z. B. „Lass uns später darüber reden“, aber der Stand-up besteht normalerweise nicht aus vollwertigen Diskussionen.

Das Daily Stand-Up soll kurz sein – weniger als 15 Minuten -, sodass tiefgreifende Diskussionen über Hindernisse auf die Zeit nach dem Meeting verschoben werden. Der ältere Scrum Guide (2017) schlägt vor, dass Teammitglieder kurz (maximal eine Minute pro Teammitglied) drei Fragen als Input für diese Planung ansprechen:

1. Was habe ich gestern getan, das dem Entwicklungsteam geholfen hat, das Sprint-Ziel zu erreichen?
2. Was werde ich heute tun, um dem Entwicklungsteam zu helfen, das Sprint-Ziel zu erreichen?
3. Sehe ich irgendein Hindernis, das mich oder das Entwicklungsteam daran hindert, das Sprint-Ziel zu erreichen?

Im Gegensatz dazu konzentrieren sich tägliche zum Beispiel die Stand-Ups im Kanban-Kontext mehr auf:

1. Welche Hindernisse behindern meinen Fortschritt?
2. (mit Blick auf das Fortschrittsdiagramm oder die Aufgabenliste) Was hat sich getan?

Um zu verstehen, wie effektiv ein Daily Stand-Up ist, müssen wir uns einige seiner Vorteile ansehen.

1. Kommunikation:

Wie wir bereits wissen, gibt es so viele Vorteile der Kommunikation in einem Team. Wir wissen, dass schlechte Kommunikation die größte Einzelursache für das Scheitern von Projekten sein kann. Techniken, wie z. B. tägliche Stand-ups, sind in die agile Methodik eingebaut, um Teams zu helfen, diese Prinzipien zu erreichen. Bei der geschäftlichen Agilität geht es darum, die Gelegenheit zum persönlichen Kontakt zu maximieren. Als menschenorientierte Denkweise ist die Integration dieses Verhaltens in die Teamkultur ein idealer Weg, um eine agilere Organisation zu werden.

2. Transparenz:

Ähnlich wie bei der Kommunikation helfen tägliche Stand-ups allen Teammitgliedern, ihre Arbeit mit allen zu teilen, was Rollen und Verantwortlichkeiten klar identifiziert und hilft, Silos zu verhindern. Die Einbeziehung von funktionsübergreifenden Teammitgliedern in die täglichen Stand-ups ist erwünscht, um volle Transparenz innerhalb der Organisation zu erreichen. In Organisationen, die agiler werden wollen, ist es wichtig, dass die obersten Führungsteams die Notwendigkeit dieser und anderer Techniken anerkennen und die Mitarbeiter befähigen, damit zu experimentieren, um die Vorteile eines solchen Verhaltens zu erkennen.

3. Vertrauen:

Durch die Schaffung von besserer Kommunikation und mehr Transparenz innerhalb des Teams wird Vertrauen als Ergebnis häufiger täglicher Stand-ups aufgebaut. Mit einem gemeinsamen Verständnis von Rollen, Verantwortlichkeiten, Arbeitszielen und einem vereinbarten Geschäftsergebnis können Teams feststellen, dass sich aus diesen kurzen, aber wirkungsvollen Zusammenkünften mit gemeinsamer Verantwortung ein stärkeres Gefühl des Vertrauens unter den Kollegen entwickelt.

4. Probleme aufdecken:

Manchmal werden bestimmte Hindernisse erst dann sichtbar, wenn man als Team zusammenkommt und verschiedene Aufgaben durchspricht. Dies kann hilfreich sein, damit das Team versteht, wie sich bestimmte Aufgaben auf alle im Unternehmen auswirken, egal in welcher Abteilung. Bei Business Agility gibt es keine Schuldzuweisungen, und hier kommt der Begriff „guter Platz“ ins Spiel! Bei Business Agility geht es darum, Veränderungen anzunehmen, und die täglichen Stand-ups sind ein großartiger Ort, um die Diskussion darüber zu beginnen, wie dies geschehen kann, wenn Hindernisse auftauchen, und die Erfahreneren oder diejenigen mit den besseren Ideen können uns durch viel bessere Techniken zur Vermeidung oder zum Umgang mit den anstehenden Hürden führen.
(Denken Sie jedoch daran, alle detaillierten Gespräche nach dem Stand-Up zu führen).

5. Team:

Bei einem vollen Terminkalender ist es manchmal die einzige Gelegenheit, zu Beginn des Tages für fünfzehn Minuten zusammenzustehen, um dies als ganzes Team zu tun. Ehe man sich versieht, sind die Leute in Meetings, bei Geschäftsgesprächen oder auf Dienstreisen! Jeden Tag für einen kleinen Zeitraum zusammenzustehen, kann wirklich helfen, deine Kollegen als Team zu stärken und sich daran zu erinnern, dass wir alle dazu da sind, uns gegenseitig zu unterstützen. Was auch immer dein Geschäftsziel sein mag, ihr seid alle da, um das gleiche Ergebnis zu erzielen, und euer tägliches Stand-up ist eure freundliche tägliche Erinnerung daran, dies zu erreichen.

Wenn ihr also euer eigenes tägliches Stand-Up für euer Team beginnt, denkt an die folgenden Punkte:

• Nehmt euch nicht mehr als fünfzehn Minuten Zeit für das Stand-up. Es soll ein schnelles und effizientes Durchgehen der Mitarbeiterprioritäten sein, keine detaillierte Besprechung.
• Wählt einen Ort im Büro, an dem sich alle zur gleichen Zeit treffen können und an dem es genügend Platz gibt, um zusammenzustehen.
• Konzentriert euch darauf, die wichtigsten Punkte zu behandeln.
• Alle weiteren Gespräche oder Details, die besprochen werden müssen, können „offline“, also danach, geführt werden.

Insgesamt ist ein tägliches Stand-Up dazu da, dem Team zu helfen, miteinander zu kommunizieren, Unterstützung zu suchen sowie Fortschritte oder Hindernisse zu verfolgen.

In der Industrie wird das tägliche Stand-Up häufig als hilfreich empfunden, um die Arbeitsbelastung und die Prioritäten der Kollegen zu verstehen und ihnen ein besseres Verständnis dafür zu geben, was außerhalb ihrer eigenen Rolle im Team und in der Organisation als Ganzes passiert.

Jetzt kommen wir zu den Punkten, die ihr bei eurem täglichen Stand-Up unbedingt vermeiden solltet.

1- Niemals zu spät kommen

Eine Person sollte niemals zu spät zu einem Meeting erscheinen. Die Kürze eines Stand-Ups erfordert, dass die Teammitglieder pünktlich sind. Wenn eine Person zu spät auftaucht, macht das ihre Teilnahme und ihren Beitrag zur Teamarbeit fragil. Anderen Teilnehmern nicht zuhören zu können und ihnen das unangenehme Gefühl zu geben, längere Zeit stehen zu müssen, ist nicht nur eine schlechte Etikette, sondern wirkt sich auch auf die Gesamteffizienz des Teams aus.

2- Herumschwafeln

In einem Stand-Up sollte jedes Teammitglied darauf vorbereitet sein, die drei oben genannten Fragen kurz und bündig zu beantworten. Diese Fragen geben der Besprechung Struktur. Ansonsten fangen die Leute an, über alle möglichen Dinge zu reden, die nichts mit dem Team zu tun haben. Diese Struktur trägt dazu bei, dass das Team das Stand-Up nicht zur Problemlösung nutzt. Wenn ein Mitglied ein Problem nennt, das es hat, wird ein leistungsstarkes Team schnell herausfinden, wer helfen kann, damit das Problem nach dem Ende der Besprechung angegangen werden kann.

3- Aufmerksames Zuhören

Manchmal sind Teammitglieder so sehr darauf konzentriert, dass sie mit dem Reden dran sind, dass sie nicht zuhören, was ihr Gegenüber sagt. Sie könnten auch durch ein System oder eine Maschine, die nicht richtig funktioniert, oder ein Problem im Privatleben abgelenkt sein. Diese Aspekte sind zwar wichtig, aber wenn jemand an einem Stand-Up teilnimmt, sollte man die Anwesenheit und die Mühe respektieren, die jedes Teammitglied in das tägliche Stand-Up-Meeting gesteckt hat.

4- Regelmäßige Durchführung von Meetings

Die Anwesenheit und Teilnahme an den täglichen Stand-Ups ist zwar wichtig, aber wenn einige Teammitglieder nicht am Meeting teilnehmen können, sollte es regelmäßig und ohne Ferien weitergeführt werden. Dies hilft, die Stand-Up-Effizienz aufrechtzuerhalten und das Team kann auf der Praxis aufbauen, Scrum-Meetings durchzuführen.

5- Kein-Problem-Meeting

Das „No-Problem“-Meeting, bei dem kein Teammitglied jemals Hindernisse („Impediments“ in der Scrum-Sprache) anspricht, obwohl das Team offensichtlich keine Spitzenleistung erbringt, ist manchmal ein Anzeichen dafür, dass die Unternehmenskultur es den Leuten unangenehm macht, Schwierigkeiten in einer Gruppensituation zu besprechen. Der Einzelne sollte sich mehr anstrengen, um voranzukommen und das Vertrauen und die Komfortzone für die Teammitglieder zu erhöhen, damit sie sich problemlos austauschen und Ratschläge erhalten können.

Ich hoffe, dieser Beitrag hilft euch zu verstehen, wie die tägliche Stand-Up-Kultur die Produktivität und Effektivität eures Teams steigern kann.