So werden eure Online-Meetings ein Erfolg!

In den letzten Wochen haben wir alle vermehrt auf Online-Meetings gesetzt und diese, teilweise auch zum ersten Mal, mehrmals täglich verwendet. Ich möchte euch in diesem Beitrag mit fünf einfachen Tipps eine kleine Hilfestellung geben, damit ihr auch in Zukunft erfolgreiche Online-Meetings durchführen könnt.

Tipp #1 – Kenne deine Werkzeuge

Es ist eines der grundlegenden Fähigkeiten seine Werkzeuge zu kennen. Das bedeutet für euch, dass ihr euch im Vorfeld schon anseht mit welchem Programm ihr euer Meeting durchführen werdet. Das geht von den Ton- und Lautstärke Einstellungen bis hin zum simplen Starten oder Einwählen in das Meeting. Wichtig wäre auch, dass ihr ein eigenes Mikrofon verwendet und wirklich nur im Notfall auf das eingebaute Mikrofon in eurem Laptop zurückgreift.

Falls ihr eine Präsentation halten müsst ist es auch unbedingt notwendig, dass ihr diese vorab am besten mit einer KollegIn durchspielt und Erfahrungen mit eurem Programm sammelt, damit bei der eigentlichen Präsentation alles klappt. Vergleichbar mit dem Testen, ob der Beamer im Besprechungsraum auch wirklich funktioniert, ob die Auflösung passt und ob ihr den richtigen Adapter habt.

Tipp #2 – Sei vorbereitet

Nichts ist schlimmer, als wenn Teilnehmer eines Meetings nicht vorbereitet sind. Dies beginnt schon mit so einfachen Dingen, wie dem Zugangscode oder der ID des Meetings. Diese werden gerne mit der Einladung bzw. mit dem Terminavisio ausgeschickt. ID und PIN bereit zu haben ist ein wichtiger Punkt für die Vorbereitung. Aber natürlich ist die inhaltliche Komponente noch viel wichtiger. Ohne zu wissen, was der Sinn und Zweck eines Meetings, bei dem ihr eingeladen seid, ist, kann das Meeting für euch schnell zu einer Zeitverschwendung werden. Viel schlimmer ist es sogar, wenn andere ebenfalls von eurem Unvorbereitetsein betroffen sind.

Tipp #3 – Sprecht euch mit Namen an

Im Gegenteil zu einem Meeting in der realen Welt, haben Online-Meetings den Nachteil, dass ihr eine bestimmte Person nicht gezielt durch Blickkontakt oder Körpersprache ansprechen könnt. In der virtuellen Welt sehen wir alle Teilnehmer des Meetings von vorne und müssen mit anderen Mitteln das Gespräch beginnen. Hier empfehle ich die Personen mit ihrem Namen klar und deutlich anzusprechen. Damit weiß jeder Teilnehmer des Meetings, wer auf eine Frage antworten soll. Wenn ihr zum Beispiel auch nur über den Audiokanal verbunden seid, könnt ihr so auf Aussagen und Kommentare anderer Teilnehmer durch Nennung ihrer Namen reagieren. Ich persönlich finde diese simple Methode als überaus effektiv.

Tipp #4 – Stumm schalten!!!

Dies ist meiner Ansicht nach der wichtigste Punkt. Wenn ihr nicht an der Reihe seid etwas zu präsentieren oder auf eine Ausführung eines Kollegen wartet, solltet ihr unbedingt euer Mikrofon stumm schalten. Es ist unendlich störend, wenn Geräusche aus dem Hintergrund den Redefluß einer Person unterbrechen und damit das Meeting stören. Oft liegen diese Geräusche nicht einmal im Einflussbereich der Teilnehmer, also zum Beispiel wenn ein Hund zu bellen beginnt, die Müllabfuhr auf der Straße aktiv ist oder auch nur das Tippen auf dem Keyboard oder das Summen des Lüfters. All diese störenden Nebengeräusche können durch ein simples Stummschalten unterbunden werden. Jede aktuelle Software bietet diese Funktion an, manche Programme bieten sogar die Möglichkeit einer Push-To-Talk Funktion an. Hierbei muß eine vordefinierte Taste gedrückt und gehalten werden, damit die Person sprechen kann. Ich bevorzuge diese Art des Stumm-Schaltens, da ich so schnell und effizient wieder am Gespräch teilnehmen kann.

Tipp #5 – Pünktlichkeit

Dieser Punkt geht ein wenig Hand in Hand mit dem ersten Punkt – vorbereitet sein. Auf Grund einer fehlenden Vorbereitung, fehlt vielleicht die ID oder der Code des Meetings. Es kann aber auch passieren, dass man vielleicht nicht die neueste Version der Applikation installiert hat und kurz vor dem Meeting ein Download gestartet wird. Diese Punkte und noch einige weitere können das pünktliche Teilnehmen einer Besprechung verhindern. Natürlich gilt die Pünktlichkeit nicht nur für Online-Meetings, auch für Meetings in der realen Welt sollt ihr zur angegebenen Zeit bereit sein das gemeinsame Meeting zu starten.

Ich habe diese fünf Punkte in den letzten Wochen vermehrt miterlebt und hoffe, dass ihr euch diese eigentlich recht simplen Tipps merkt und für eure eigenen Online-Meetings anwendet, damit diese so effizient und reibungslos wie möglich abgehalten werden können.