Timetracking im Zeitalter des Agilen Projektmanagements

Stechuhr 2.0

Eule oder Lerche? Die meisten Menschen beantworten diese Frage, ohne groß darüber nachzudenken. Sie wissen, wann sie am produktivsten sind (und mit etwas Glück oder ohne eine Anstellung können sie auch zu ihrer persönlichen Bestzeit arbeiten). Die Antwort auf die Frage, wie lange sie für eine bestimmte Tätigkeit brauchen, beginnt häufig mit „ungefähr“. Diejenigen, die Arbeitsleistung mit Effizienz aufwiegen wollen, greifen lieber auf Messinstrumente zurück.

„What gets measured, gets managed“, sagte Peter Drucker, amerikanischer Ökonom mit österreichischen Wurzeln und Pionier der modernen Managementlehre. Mit der Industrialisierung begann die Messung der Arbeitszeit. Stechuhren hielten sie gnadenlos fest und sorgten für Schweißausbrüche bei Zuspätkommenden. Der Fokus lag auf der Zeitdauer, die man am Arbeitsplatz verbrachte, die Leistung wurde damit nicht abgebildet. Die heutige Arbeitswelt ist viel komplexer, Zeit ist quantitativ als auch qualitativ zur wichtigsten Ressource geworden. Für eine unüberschaubare Zahl an Berufsbildern und Arbeitszeitmodellen gibt es ein Sammelsurium an Tools, Tätigkeiten kleinteilig zu erfassen – und zwar zeitlich wie inhaltlich. Managen bedeutet auch etwas verbessern. Eine fundierte Zeiterfassung ist eines der wichtigsten Werkzeuge (nicht nur) dafür.

Tool zur Qualitätsverbesserung

Besonders beim Einsatz von Agilen Methoden ist der Vergleich zwischen dem, was geplant ist und dem, was tatsächlich umgesetzt wird, inhärent in den Arbeitsprozess eingebettet. Durch seine Aufschlüsselung lassen sich Zeitfresser erkennen und das Zusammenspiel des Teams effizienter gestalten. Mitarbeiter lernen, den Zeitaufwand für einzelne Aufgaben besser einzuschätzen. Chefs oder Auftraggeber wiederum erhalten die Möglichkeit, einen auf Fakten basierenden Soll-Ist-Vergleich durchzuführen. Ein gutes Timetracking schafft Transparenz, beugt Überforderung vor, macht Leerläufe genauso sichtbar wie Potenziale und ist damit ein wichtiges Tool zur Qualitätsverbesserung.

Gold wert

Ohne Zeiterfassung keine Rechnungen. Ohne Rechnungen kein Umsatz. Ohne Umsatz … Ergänzen Sie die Reihe lieber nicht, sondern wählen Sie für sich ein passendes Timetracking-Tool. Es ist im wahrsten Sinne des Wortes Gold wert – jede nicht erfasste Stunde bedeutet verlorenes Geld. Und jede Stunde, bei der auch die Tätigkeiten genau angeführt sind, sorgt für Transparenz und Zufriedenheit beim Kunden und vielleicht für den einen oder anderen Folgeauftrag.

Arbeitnehmern sind komplexe Timetracking-Tools oft suspekt, sie setzen Zeiterfassung mit Kontrolle gleich. Auch wenn die Erfassung gesetzlich vorgeschrieben ist, sollte in der Kommunikation mit den Mitarbeitern der Benefit im Vordergrund stehen: Timetracking sichert ihren Arbeitsplatz und schafft faire Rahmenbedingungen für beide Seiten. Es ermöglicht einen Überblick über die Auslastung der Mitarbeiter und in dem Zusammenhang auch darüber, ob zusätzlicher Personalbedarf besteht. Es erlaubt, die Kosten von teamübergreifenden Projekten korrekt aufzuteilen und sehr heterogene Teams zu managen. Entsprechend gehandhabt stärkt eine Zeiterfassung das gegenseitige Vertrauen.

Daten von gestern für Angebote von morgen

Besonders für Freiberufler ist Timetracking eine Schlüsselkompetenz. Hat man die Daten von bereits abgewickelten Projekten genau erfasst, kann man bei der nächsten Angebotslegung auf sie zurückgreifen und Planungsfehler vermeiden. Außerdem können damit auch Tätigkeiten berücksichtigt werden, die nicht direkt mit dem Projekt zu tun haben, aber doch dazu gehören, wie etwa die Kommunikation mit dem Kunden. Und ja, auch Buchführung braucht ihre Zeit. Die Qualität des Angebots steigt also im Hinblick auf die Genauigkeit von Zeit und Kosten, und das für beide Seiten.

Beweismittel vor Gericht

Zu guter Letzt hilft Timetracking in der unangenehmen Situation eines Rechtsstreits, etwa wenn es um offene Rechnungen geht. Wer belegen kann, welcher Task zu welchem Zeitpunkt mit welchem Grund und mit welcher Dauer durchgeführt wurde, kann seinen Standpunkt mit handfesten Daten untermauern und so seine Position im Rechtsstreit erheblich stärken.

Timetracking bildet also das Fundament für eine realistische Einschätzung von Arbeitsprozessen, egal, ob es sich um die eigenen als freiberuflich Tätiger oder jene innerhalb eines Firmenteams handelt. Es ermöglicht eine verlässliche Kostenkalkulation und genaueste Projektplanung sowie die Optimierung der Tätigkeiten, auch jener für das nächste Projekt. Je nach Geschmack bieten sich dafür unterschiedliche Tools an, die jedoch alle etwas gemeinsam haben: Sie helfen, die Performance zu verbessern und die Produktivität zu steigern.